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電子郵件溝通的禮儀與規(guī)范全攻略

發(fā)布:2007-9-14 14:52:48  來(lái)源:  [字體: ]

    5、勿重復(fù)傳送同一訊息

    勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象,這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率,同時(shí)占用他人的信箱容積。此外,傳送電子信件時(shí)也須注意,不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群(group),因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群,如此一傳送,這些使用者勢(shì)必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群,請(qǐng)一次傳送完畢。

    6、定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示

    電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來(lái)標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間,為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生,使用者須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。

    回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范

    (一)

    三思回復(fù)內(nèi)容

    1、勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件

    發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件,能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理,以及回復(fù)。我們不要對(duì)2、他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過(guò)分期許。

    當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí),盡可能代為傳遞或通知原寄送人

    忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者,都是不好的網(wǎng)際行為,因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信,甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者,應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無(wú)法辨認(rèn),也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡(jiǎn)單解釋傳送的錯(cuò)誤。在網(wǎng)際空間中,要有寬容互助的心胸,原諒別人無(wú)心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。

    3、情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息

    人們習(xí)慣于面對(duì)面的口語(yǔ)傳播,臉部表情與身體語(yǔ)言都會(huì)輔助溝通的效益。然而,使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽(tīng)得到的輔助,極易造成誤解。有很多的字句在日?谡Z(yǔ)溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人,例如有人以「三字經(jīng)」作為見(jiàn)面時(shí)打招呼的口頭禪,但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人,恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭(zhēng)。當(dāng)來(lái)信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí),此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍,恢復(fù)正常理智時(shí),解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。

    4、謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件

    在網(wǎng)際空間中,惡意中傷或會(huì)引起爭(zhēng)端的郵件通常被稱之為"Flames"。對(duì)于Flames的處理要非常謹(jǐn)慎,以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames最好的方法為:忽視它!離開(kāi)屏幕繼續(xù)過(guò)著自己正常而理性的生活。

    5、閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法厘清建議與意見(jiàn)

    如同撰寫傳送郵件時(shí)須注意厘清建議與意見(jiàn)一般,閱讀他人郵寄來(lái)的信件也須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來(lái)信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動(dòng)?如此,才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來(lái)信。

    6、避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)

    網(wǎng)際空間具有「八卦」傳播與間聊的特性,切勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此,回復(fù)他人建議與意見(jiàn)時(shí),必須扣緊主題,并提出相關(guān)的實(shí)證予以說(shuō)明,盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外,要回復(fù)他人信件時(shí),請(qǐng)使用“Reply”的功能,不要另起標(biāo)題而造成對(duì)方的混淆。

    7、將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢,再回復(fù)自己的意見(jiàn)

    在回復(fù)某一特定信函之前,請(qǐng)先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容,也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過(guò)相同的意見(jiàn)。若真如此,只須輕描淡寫地表達(dá)即可,無(wú)須重復(fù)大家已覺(jué)厭煩的意見(jiàn)。在網(wǎng)際空間中,長(zhǎng)篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣,反而是那些精簡(jiǎn)有力的言論會(huì)吸引群眾。

    8、確認(rèn)將要回復(fù)的對(duì)象是誰(shuí)

    在網(wǎng)際空間中進(jìn)行公眾事務(wù)的討論時(shí),請(qǐng)?jiān)偃伎紤]回復(fù)的對(duì)象到底是誰(shuí)?有必要將自己的意見(jiàn)廣播嗎?或許,只須回復(fù)意見(jiàn)給發(fā)信者,并加注說(shuō)明:「如果你覺(jué)得有必要將這個(gè)意見(jiàn)廣播給大家,敬請(qǐng)傳送無(wú)妨!署名」。署名代表著回復(fù)者對(duì)其言論負(fù)責(zé)的態(tài)度,也讓回復(fù)者因其精辟的言論有所贊譽(yù)回饋。

    9、切勿在未經(jīng)同意前,將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者

    若要把他人的來(lái)函轉(zhuǎn)送給第三者之前,要先征詢來(lái)信者的同意,否則犯了網(wǎng)絡(luò)禮儀的大忌!對(duì)來(lái)信者而言,郵件內(nèi)容是針對(duì)收信者所撰寫的私人信函,不見(jiàn)得適合他人閱讀。

    10、考慮替代性的溝通管道

    回復(fù)電子信件前,再思考一下:為何不拿起電話與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面簽覆?別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語(yǔ)言等)。見(jiàn)面三分情,即使是使用電話,狀況也會(huì)完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非自己母語(yǔ)的英文進(jìn)行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免。最后,要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們,當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國(guó)民時(shí),千萬(wàn)要遵守「因特網(wǎng)」的禮儀,不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里,沒(méi)有人可以看見(jiàn)你,就可以為所欲為哦!

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